Il contratto è regolamentato dall’articolo 55 del Codice del Consumo
Che cos’è la prenotazione alberghiera? E’ un vero e proprio contratto stipulato tra il cliente e l’hotel con il quale l’albergo si impegna a riservare un alloggio al cliente secondo le modalità di tempo e pagamento stabilite mentre il cliente si impegna nell’usufruire e nell’effettuare il pagamento per il servizio richiesto. Il contratto è normato dal codice civile.
La prenotazione alberghiera può essere effettuata secondo varie modalità, il Legislatore infatti non prevede una particolare forma per questo contratto, che può essere perfezionato direttamente tra albergatore e cliente sovente tramite mail o mediante una semplice telefonata, più raramente via fax oppure mediante un intermediario come ad esempio un’agenzia turistica.
Per approfondire la normativa che regola la prenotazione alberghiera, puoi trovare i riferimenti completi sul sito del Ministero della Giustizia.
La prenotazione alberghiera dovrebbe sempre contenere le seguenti informazioni:
- Nome di chi prenota
- Data di arrivo
- Data di partenza
- Nr. di adulti, nr. di bambini, età bambini
- Tipologia di alloggio prenotato.
- Tariffa a notte a camera.
- Iva e tasse specificando se sono incluse o escluse.
- Tassa turistica € per persona al giorno.
- Tipologia di colazione, se inclusa. Se esclusa il costo a persona al giorno deve essere riportato.
- Metodi di pagamento accettati.
- Se la prenotazione è garantita dalla carta di credito.
- La politica di cancellazione.
- Il nome dell’hotel e il suo indirizzo, presso il quale viene effettuata la prenotazione.
- Servizi inclusi/non inclusi nella tariffa.
La politica di cancellazione e le penali nella prenotazione alberghiera
La politica di cancellazione e le penali nella prenotazione alberghiera offrono ai clienti la possibilità di cancellare liberamente senza penali, oppure di poter cancellare la propria prenotazione fino ad una data e ora stabilite, prima del check-in. Dopo tale data/ora limite, l’hotel potrebbe addebitare al cliente le penali, in percentuale o con cifra precisa rispetto alla prenotazione stessa.
La politica di cancellazione e le penali nella prenotazione alberghiera devono essere sempre riportate nell’offerta di prenotazione che quando accettata dal cliente viene trasformata in conferma di prenotazione. Con la conferma la cancellation policy diventa imprescindibile ed è per questo motivo che vanno sempre lette accuratamente per non incappare in spiacevoli situazioni di difficile gestione.
Dal punto di vista dell’albergatore, la responsabilità passa dunque all’ospite, in questo modo ci si assicura che prenoti effettivamente nell’hotel in cui intende effettivamente pernottare (piuttosto che prenotare in più hotel per avere più opzioni e «fermare la tariffa» oppure, come è successo, fare una prenotazione soltanto per ottenere un vantaggio burocratico come ottenere un visto).
Sempre dal punto di vista dell’albergatore, la politica di cancellazione e le penali nella prenotazione alberghiera aiutano a diminuire le percentuali di no-shows, in parte causa della perdita di ricavi dell’hotel.
Come leggere la politica di cancellazione e le penali nella prenotazione alberghiera
“La cancellazione è possibile entro 7 giorni prima della data di arrivo, dopo questo tempo vi verrà addebitata una penale pari al ___% dell’intero soggiorno“. Se il giorno dell’arrivo fosse ad esempio il 10 Gennaio, la cancellazione senza penali sarebbe possibile fino al: (10-7=3) fino al 3 Gennaio alle ore 23:59. Dopo tale orario si entra in penale. Bisogna sottolineare che alcuni hotel potrebbero porre un limite anche all’orario equiparandolo a quello da cui inizia il check-in, quindi riprendendo il nostro esempio, se il check-in inizia dalle H14.00, la cancellazione verrebbe accettata come limite di tempo, fino al 3 Gennaio alle ore 13.59.
Non Refundable Rate – Tariffa non rimborsabile: questo termine di cancellazione indica che una volta effettuata e confermata la prenotazione, l’intero importo della stessa potrebbe essere prelevato in qualsiasi momento dalla carta di credito fornita all’albergatore e non rimborsato anche a fronte di una cancellazione. L’importo potrebbe anche essere parziale laddove questo fosse specificato.
Politiche di cancellazione speciali durante fiere o alta stagione come ad esempio: “la cancellazione è libera da penali se effettuata entro 8 settimane dalla data di check-in, dopo questo tempo vi verrà addebitata una penale pari al 100% dell’intero soggiorno“. In questo caso valgono le stesse regole descritte al primo punto.
“Cancellazione gratuita fino alle 24 ore precedenti la data di check-in, poi pagamento della penale pari al____% del soggiorno: Se il giorno dell’arrivo fosse ad esempio il 10 Gennaio, la cancellazione senza penali sarebbe possibile fino al: (10-1=9) fino al 9 Gennaio alle ore 23:59? No, le 24 ore senza penali scadrebbero l’8 Dicembre alle ore 23.59 . Dopo tale orario si entra in penale. Oppure, se il limite orario è equiparato a quello da cui inizia il check-in, riprendendo il nostro esempio, se il check-in iniziasse dalle H14.00, la cancellazione verrebbe accettata come limite di tempo, fino al 9 Gennaio alle ore 13.59. Anche in questo caso il suggerimento migliore è quello di contattare l’hotel dove è stata effettuata la prenotazione e chiedere i dettagli.
Questi sono solo esempi di politica di cancellazione e penali nella prenotazione alberghiera presi dal web, ciascun hotel presenta le proprie clausule alle quali fare riferimento.
